Эффективное управление временем - десять шагов

Тайм-менеджмент предоставляет нам множество инструментов, благодаря которым мы можем эффективно и за минимальные сроки решать свои задачи и проблемы. Управление временем помогает человеку в достижении успеха, как в профессиональной, так и любой другой сфере его жизни, в которой ему приходится сталкиваться с необходимостью правильно распределять свои ресурсы и распоряжаться своим временем. В этой статье вы найдёте десять шагов, которые помогут вам в эффективном управлении временем.

Десять шагов к управлению временем:

1. Определите приоритеты. Вы должны обладать чётким видением того, что вы собираетесь выполнить в первую очередь сегодня, завтра, в течение недели, месяца, года и так далее. Каждый день определяйте приоритеты для своих текущих задач, чтобы ваша работа была более организованной и плодотворной. Присмотритесь к технике управления зоной срочности, возможно, она поможет вам правильно расставить приоритеты.

2. Составьте расписание. Составляйте как можно более подробное расписание для решения своих задач на каждый день, неделю, месяц. Это позволит вам сэкономить время, которое вы затрачиваете на свою работу. Руководствуйтесь списком приоритетов, чтобы ваше расписание соответствовало вашим интересам и вело вас к вашей главной цели. Лучшее время для составления расписания – раннее утро, когда вы ещё не начали работу, или поздний вечер, когда все дела уже сделаны.

3. Организуйте рабочий стол. Уберите с вашего стола всё, что не помогает вам в решении ваших текущих задач. Оставьте на нём только то, что непосредственно относится к вашей работе или своим эстетичным видом создаёт рабочее настроение. Ваш рабочий стол должен способствовать эффективному решению ваших задач и спокойному сосредоточению на текущем деле. Но, не бойтесь экспериментировать, особенно, если ваша работа сопряжена с творчеством.

4. Организуйте систему распределения задач. Приобретите или сделайте файлы для ваших бумаг и пометьте их в зависимости от вида задач и времени выполнения:

• Файл «Сегодня» - для задач, которые должны быть решены сегодня.
• Файл «Неделя» - для задач, которые должны быть решены в течение этой недели.
• Файл «Чтение» - для бумаг и документов, которые вам нужно прочитать или изучить.
• Файл «Сообщения» - для отчётов и докладов, которые необходимо составить или сдать.
• Файл «Идеи» - для списка идей и другой интересной информации.
• Файл «Мероприятия» - для списка мероприятий, на которые вам необходимо явиться.
• Файл «Прочее» - для всего остальное, что связано с вашей работой.

Можете держать ваши файлы в одной папке или просто на столе. Желательно, чтобы ваши файлы были помечены ярлычками, это позволит вам без проблем достать из стопки файлов нужный вам файл. Старайтесь регулярно проводить проверку ваших файлов, удалять лишнее, добавлять новое, наводить порядок.

5. Заведите список мероприятий. Деловые люди часто посещают социальные мероприятия. Это может быть поход в гости, посещение семинара, благотворительный вечер и так далее и тому подобное. Часто, от того, посещаете ли вы то или иное мероприятие, зависит ваше дальнейшее продвижение по службе, кроме того, посещение социальных мероприятий это возможность завести новые знакомства. Чтобы не забыть и не пропустить ни одно из важных для вас мероприятий, заведите специальный список мероприятий и держите его на виду, чтобы всегда быть в курсе того, что и когда вам следует посетить.

6. Проверяйте почту своевременно. Если вам приходится часто отвечать на почтовые сообщения, отведите для этого дела определенное время каждый день. К примеру, в зависимости от количества поступающих писем вы можете открывать почту каждые два или три часа, и уделять написанию ответа на каждое сообщение не более одной минуты. Если письмо важное и требует обдумывания на ответ, оставьте его, пометив как «непрочитанное», и оставив до того времени, когда будете готовы на него ответить. Не нужно тратить на чтение писем и на написание ответов больше времени, чем вы планируете. Кроме того, не следует проверять почту каждые пять-десять минут в ожидании важного письма – это занимает очень много времени.

7. Устраните помехи. Если вам предстоит большая работа над серьёзным проектом, вам следует заранее устранить возможные помехи и отвлекающие факторы. Установите для себя руководящие принципы, которым вы будете следовать: например, во время работы над проектом вы обязуетесь не отвечать на входящие звонки, не отвлекаться на общение с коллегами и так далее. Кроме того, чтобы уменьшить вероятность возникновения помех, установите или повесьте на двери вашего кабинета табличку с просьбой вас не беспокоить. Постарайтесь спрогнозировать возможные помехи в вашей работе и позаботьтесь об их устранении заблаговременно.

8. Дайте себе больше времени. Мы стараемся экономить своё время на всём, что не приносит нам удовольствия. Так, на выполнение тех или иных задач, мы, обычно, выделяем времени меньше, чем в действительности требуется. Это можно понять, но желание сэкономить и сделать всё быстрее, на самом деле не всегда приводит к экономии. Бывает так, что мы вынуждаем себя выделять на завершение задач, с которыми мы не успевает справиться, дополнительно время, что не всегда уместно, поскольку это нарушает другие наши планы. Намного проще было бы, если бы мы выделяли на выполнение тех или иных задач времени чуть больше, чем требуется, а оставшееся после завершения задач время направляли на что-то полезное.

9. Начните думать в долгосрочной перспективе. Прежде чем браться за выполнение какого-либо проекта или составлять план выполнения каких-либо задач, спросите себя, что это принесёт вам в долгосрочной перспективе? Будут ли ваши действия способствовать достижению ваших долгосрочных целей или наоборот отодвигать вас от них? Будьте предельно расчётливы в этом вопросе. Если те проекты, над которыми вы работаете сейчас, выгодны вам только в краткосрочной перспективе, вам следует задуматься о смене вашей текущей деятельности. Не растрачивайте своё время на что-то, что не оказывает вам поддержку на вашем жизненном пути.

10. Проводите еженедельные итоги. По окончанию каждой недели было бы неплохо провести недельный обзор. Это подведение итогов всего, чего вы достигли за эту неделю или за пять рабочих дней, в зависимости от того, какой день для подведения итогов был вами выбран. Используйте для подведения итогов ваши списки приоритетов, задач, мероприятий, а также любую другую документацию, которую вы использовали в течение этой недели. Соберите все идеи, которые пришли вам в голову в течение этой недели, и выделите те из них, с которыми вы готовы начать работу на следующей неделе. Сделайте выводы и оцените, насколько эффективно вы тратили своё время на этой неделе, и что вы можете сделать, чтобы увеличить вашу эффективность на следующей неделе.

Старайтесь бережно относиться к своему времени. Помните, у каждого из нас есть только 24 часа в день, и то, как вы тратите это время, определяет ваше будущее. Начните изучать и применять технологии тайм-менеджмента, чтобы увеличить свою эффективность на работе, в быту и в любой другой сфере жизни. Постройте такое будущее, в котором вы захотите жить, успехов вам и всего наилучшего!