Управление зоной срочности – альтернатива тайм-мендежменту

Мы живём в интересное время: время огромных возможностей, время стремительных изменений, время, когда старые правила перестают работать, а им на смену приходят правила новые, к которым необходимо успевать приспосабливаться, если, конечно, вы не являетесь их создателем. Это особенно заметно в больших городах с их сумасшедшим ритмом жизни. Только представьте, день за днём на вас сваливается такое количество информации, которое ваш мозг просто не в состоянии переработать, в любой день у вас может появиться столько дел, переделать которые не под силу не только одному человеку, но даже целой команде людей. И, кажется, стоит начать применять технологии тайм-мендежмента, как всё начнёт приходить в порядок. Но нет, стандартные технологии, которые мы находим в инструментарии тайм-менеджмента не помогают нам справиться с лавиной дел сваливающихся на нас ежедневно.

Когда на вас сваливается огромное количество срочных дел, вы начинаете понимать, что недостаточно просто закрыться в своём кабинете, устранить все отвлекающие факторы и начать действовать. Этого мало, поскольку в этом стремительном потоке жизни, сваливающиеся на вас срочные дела, могут выбить вас из колеи и уменьшить эффективность вашей работы. Вот перед вами оказывается куча срочных дел. Вы понимаете, что все они требуют выполнения, и вы начинаете делать всё подряд, так быстро, как этого позволяют ваши способности. И вы делаете это будучи уверенными, что всё делаете правильно. Но, почему тогда к концу дня среди незавершённых дел вы всё ещё обнаруживаете самые важные задачи? Что вы делали не так?

Вы могли бы попытаться решить свои задачи путём расстановки приоритетов. Но вот беда – расстановка приоритетов плохо работает с делами большой срочности. Ну а, поскольку срочные дела в большом количестве могут появляться у вас в течение всего дня, это значит, что приоритеты необходимо пересматривать постоянно по мере их поступления – что не всегда удобно. Кроме того, срочные дела отнимают практически всё наше внимание и энергию, мешая вам сосредоточиться на наших основных целях. Чтобы решить проблему срочных дел, необходимо научиться управлять своей зоной срочности, о том, как это делать, читайте далее.

Управление зоной срочности, три главных шага.

Эта простая техника поможет вам быстро и легко разобраться с практически любым количеством дел, требующих немедленного внимания. Так, для всех своих дел вы определите зону срочности, что позволит вам решить сначала самые важные и срочные дела, и только потом дела менее срочные и менее важные. Для выполнения техники вам потребуется два листа бумаги и следование простым инструкциям:

1. Создайте список критически важных сейчас дел. Для того чтобы иметь возможность быстрее справляться со своими срочными делами, необходимо всегда помнить о том, что вы должны сделать. Возьмите лист бумаги и напишите в верхней его части список критически важных сейчас дел и задач с кратким описанием. В этот список должны войти задачи, которые вам в обязательном порядке следует выполнить сегодня. Имейте в виду, что количество дел в этом списке должно быть ровно таким, чтобы вы могли выполнить его до конца рабочего дня. Список дел должен занимать не больше одной третьей части страницы. Это ваша верхняя зона срочности, которая включает в себя перечень наиболее важных сейчас дел. Он всегда должен быть на виду, вам следует постоянно возвращаться к нему и вносить в него изменения по мере необходимости.

2. Создайте список возможных сейчас дел. Теперь вам следует позаботиться о создании списка дел, относящихся к средней зоне срочности. Это те задачи, которые вам необходимо выполнить в течение семи - десяти дней, и которые вы могли бы сделать сегодня, если бы у вас было больше времени, ресурсов, вдохновения и так далее. Этому списку дел вы можете уделить оставшееся пространство вашей первой страницы. Постарайтесь сделать так, чтобы список ваших возможных дел содержал не больше двадцати пунктов. Совершайте регулярную проверку вашего списка для того, чтобы отмечать дела, срочность которых становится выше, а также выполнять те дела, на выполнение которых у вас появляется лишнее время – имеется в виду время, освободившееся после выполнения ваших дел верхней зоны срочности.

3. Создайте список несрочных дел. Вашим несрочным делам вы можете уделить всё пространство вашего второго листа бумаги. Это будут ваши дела третьей зоны срочности, то есть те дела, выполнить которые вы можете в течение двух недель, месяца или большего срока. Его проверку и корректировку следует проводить примерно один раз в неделю. По мере увеличения срочности того или иного дела списка третьей зоны срочности, вам следует переместить это дело в список средней или первой зоны срочности. Вам нет необходимости совершать обзор этого списка ежедневно, поскольку, как мы уже условились, в этот список входят дела, к выполнению которых вы можете приступить через две недели, месяц, или больший срок. Вы не будете беспокоиться по поводу большого количества дел, содержащихся в этом списке, поскольку вы знаете, что по мере увеличения срочности сможете взяться за их решение и справиться с ними в короткий срок.

Эта довольно простая и эффективная техника служит отличной альтернативой любым другим технологиям тайм-менеджмента, особенно в условиях всё увеличивающегося темпа жизни и, особенно, в условиях больших мегаполисов. Оглянитесь вокруг, жизнь стремительно меняется, мимо вас проносятся люди, которые постоянно куда-то спешат. В этой великой гонке жизни знание простых технологий управления своим временем может оказаться значительную поддержку и помощь на вашем пути к успеху. Пользуйтесь ими мудро. Счастья вам и пусть вам сопутствует удача!